Fachartikel & News

So sichern Unternehmer die Liquidität ihres Betriebs

Offene Rechnungen zählen zu den Hauptgründen für eine Insolvenz. Gutes Forderungsmanagement verringert das Risiko deutlich. Was Sie über Außenstände, Mahnungen und Verjährung wissen müssen.

Text: Midia Nuri


Forderun­gen vor der Ver­jährung bewahren – wie Unternehmer das kurzfristig am besten machen, war hier kür­zlich zu lesen. Doch dies ist nur eine Not­bremse, die ver­hin­dern soll, dass einem recht­mäßig zuste­hen­des Geld eventuell ver­loren geht. Am besten sollte man es gar nicht so weit kom­men lassen, dass Forderun­gen zu ver­jähren dro­hen. Natür­lich bringt nicht jede überse­hene Rech­nung den Betrieb in eine finanzielle Schieflage. Aber größere Aus­fälle kön­nen bedrohlich wer­den. Zudem sum­mieren sich auch mehrere kleine Sum­men zu einem großen Betrag. Ein Fach­buch zu den „7 häu­fig­sten Insol­ven­z­grün­den“ betont, dass Finanzierungslück­en in 76 Prozent der Insol­ven­zen eine Rolle spiel­ten. Nicht nur eine dauer­hafte Über­schul­dung, son­dern auch der akute Man­gel an Liq­uid­ität ist als Insol­ven­z­grund nicht zu unter­schätzen. Zum soli­den Wirtschaften gehört also für jedes Unternehmen ein straffes Rech­nungswe­sen samt Forderungs­man­age­ment. Auch das The­ma Ver­jährung kann leicht jeden Unternehmer betr­e­f­fen.

Die Zahlungsmoral wird wieder schlechter

Das Zahlungsver­hal­ten der hiesi­gen Unternehmen ver­schlechtert sich derzeit laut Cred­itre­form wieder. Doch wann tritt Zahlungsverzug ein? Ab dem Tag, an dem die Rech­nung fäl­lig ist – wobei sich nach ver­traglichen oder geset­zlichen Vor­gaben richtet, wann das genau ist. Im ersten Hal­b­jahr 2018 verän­derte sich der Zahlungsverzug im Geschäft zwis­chen Unternehmen gegenüber dem zweit­en Hal­b­jahr 2017 zwar kaum: auf 10,59 Tage gegenüber 10,58 Tagen. Allerd­ings waren es im ersten Hal­b­jahr 2017 nur 10,11 Tage. Bin­nen Jahres­frist stieg der Zahlungsverzug im Schnitt um fast einen hal­ben Tag. Wobei Cred­itre­form große Branche­nun­ter­schiede und eine Ver­schlechterung in sechs von zehn betra­chteten Branchen fest­stellt. Am stärk­sten legte der Verzug bei unternehmen­sna­hen Dien­stleis­tern zu: plus 2,51 Tage. Im Einzel­han­del waren es 1,23 Tage mehr als im Vor­jahr, in der Verkehrs- und Logis­tik­branche 1,08 Tage mehr. Über­durch­schnit­tlich lang sind die Forderungslaufzeit­en laut Cred­itre­form bei Betrieben der Met­all- und Elek­tro­branche mit im Schnitt 46,31 Tagen Zahlungsverzug und der Chemiebranche mit im Schnitt 45,47 Tagen. Auch in diesen Branchen war die Ten­denz steigend, eben­so im Großhan­del und der Kon­sumgüter­branche. Reg­ulär gel­ten 30 Tage als Frist.

Kleine Unternehmen haben ein hohes Insolvenzrisiko

Forderungsaus­fälle kön­nen auch solide Unternehmen in Schwierigkeit­en brin­gen – bis hin zur Zahlung­sun­fähigkeit. Immer­hin jede dritte Fir­menin­sol­venz führt die R+V‑Versicherung auf einen Forderungsaus­fall zurück. Sog­ar bere­its ver­buchte Zahlun­gen kön­nen noch Jahre nach ihrem Ein­gang uner­wartet aus­fall­en, wenn ein Insol­ven­zver­wal­ter sie zurück­fordert. Zwar hat die Bun­desregierung die Frist, in der Insol­ven­zver­wal­ter sog­ar recht­mäßige Zahlun­gen auf­grund von Insol­venz von Liefer­an­ten zurück­holen dür­fen, von zehn auf vier Jahre verkürzt – nachträgliche Forderun­gen waren in den ver­gan­genen Jahren zunehmend zum Prob­lem für Unternehmer gewor­den. Aus­fall­en kön­nen Zahlun­gen aber weit­er­hin auch nachträglich. Ein Grund mehr, das inner­be­triebliche Forderungs­man­age­ment so zu straf­fen, dass ins­ge­samt möglichst wenige Rech­nun­gen nach dem Soll­da­tum noch offen sind. So wird die Insol­venz eines Kun­den – und eine eventuell damit ver­bun­dene Rück­forderung bere­its ver­buchter Zahlun­gen – nicht gle­ich zum eige­nen Insol­ven­zrisiko.

30,5 Milliarden Euro Schaden durch Insolvenzen

Die gute Nachricht zum The­ma Insol­venz: Bere­its zum acht­en Mal in Folge ist die Zahl der Fir­men­pleit­en 2017 gesunken, stellte die Wirtschaft­sauskun­ftei CRIF Bürgel in ihrer jüng­sten Erhe­bung fest. Die Zahl der Fir­men­pleit­en ver­ringerte sich im Ver­gle­ich zum Vor­jahreszeitraum um 6,9 Prozent auf 20.276 gegenüber 21.789 Insol­ven­zen im Jahr 2016. Die schlechte Nachricht: Wie schon zuvor gin­gen 2017 vor allem kleine Unternehmen in Insol­venz. 81 Prozent der insol­ven­ten Betriebe hat­ten nicht mehr als fünf Mitar­beit­er. Demge­genüber liegt der Anteil an Fir­men mit über 50 Angestell­ten nur bei 3,1 Prozent. Schlechte Nachricht auch für Grün­der: 14,9 Prozent der insol­ven­ten Fir­men scheit­ern in den ersten zwei Jahren nach Grün­dung. Über 50 Prozent der insol­ven­ten Unternehmen war nicht länger als zehn Jahre am Markt aktiv. Zu denken geben soll­ten Unternehmern auch die durch Insol­ven­zen verur­sacht­en Schä­den. Die sind hoch. Insol­venzbe­d­ingte Folgeschä­den sum­mierten sich laut Bürgel- Studie Link 12/2017 auf 30,5 Mil­liar­den Euro – 12,9 Prozent mehr als im Vor­jahr (27,0 Mil­liar­den Euro).

Das müssen Sie zu Verjährungsfristen wissen

Wann ver­jähren Forderun­gen? Das Wichtig­ste hierzu war hier bere­its zu lesen. Reg­ulär ver­jähren Forderun­gen drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem sie gestellt wur­den. Dabei gilt als Stich­tag nicht das Rech­nungs­da­tum plus drei Jahre. Bei Rech­nun­gen ist immer Zeit bis zum 31. Dezem­ber des Jahres, in dem die 36 Monate nach Rech­nungsstel­lung erre­icht wer­den – und damit ist auch immer Zeit bis Ende dieses Jahres, die Rech­nung vor der Ver­jährung zu bewahren. Wer den Steuer­ber­ater bere­its die Lage der Außen­stände mit Blick auf die Ende 2018 ver­jähren­den Forderun­gen hat prüfen lassen, sollte sich nun sofort die übri­gen Außen­stände vornehmen – damit nicht irgend­wann auch bei diesen Forderun­gen eine Ver­jährung dro­ht. Der Steuer­ber­ater weiß, welche Maß­nah­men nötig sind, und kann falls nötig entsprechende Schritte ein­leit­en sowie die Verzugszin­sen in Höhe von 8,12 Prozent oder bei Pri­vatkun­den 5,12 Prozent über dem Basiszinssatz gel­tend machen.

Diese Verjährungsfristen sollten Sie kennen

Während Forderun­gen aus ein­er Rech­nung nach drei Jahren ver­jähren, ist in manchen Fällen die Ver­jährungs­frist deut­lich länger, beispiel­sweise für Forderun­gen auf Schaden­er­satz aus Kap­i­ta­lan­lage­fällen oder auch Rück­zahlungsansprüche auf Bear­beitungs­ge­bühren – hier tritt sie erst nach zehn Jahren ein. Ver­jährungs­fris­ten und die durch sie vielle­icht noch gel­tend zu machen­den eige­nen Ansprüche sind auch der Grund, dass Unternehmer sich bei den Auf­be­wahrungs­fris­ten nicht sklavisch an die für Steuern und Sozialver­sicherung gel­tenden Auf­be­wahrungs­fris­ten hal­ten, son­dern manche Unter­la­gen länger auf­be­wahren soll­ten. Davon war hier bere­its zu lesen.

Rechts­grund­lage für Ver­jährungs­fris­ten, bis zu deren Ablauf Unternehmer wie Pri­vatleute ihre Ansprüche auf Zahlung oder Gewährleis­tung gel­tend machen kön­nen, ist das Bürg­er­liche Geset­zbuch von Para­graf 194 an.

Überblick über wichtige Verjährungsfristen

Sach­man­gel: Ist eine Ware man­gel­haft, haben Sie als Käufer zwei Jahre Zeit, Nachbesserung vom Verkäufer zu ver­lan­gen. Die Frist begin­nt mit der Liefer­ung oder wenn Sie den Laden ver­lassen und Ihre Einkäufe gle­ich mit­nehmen (§ 438 Abs. 1 Nr. 3 BGB).

Man­gel nach Werkver­trag: Wurde etwa ein Handw­erk­er mit der Ver­legung von Fliesen in der Fir­men­toi­lette oder mit der Wartung oder Reparatur ein­er betrieblich oder auch pri­vat genutzten Waschmas­chine beauf­tragt, beträgt die Ver­jährungs­frist eben­falls zwei Jahre. Sie begin­nt, wenn der Kunde die Sache abgenom­men hat (§ 634a Abs. 1 Nr. 1 BGB).

Bau­man­gel: Haben Unternehmer pri­vat oder geschäftlich ihre Immo­bilie ren­ovieren oder umbauen lassen und treten Män­gel auf, ver­jähren Gewährleis­tungsansprüche nach fünf Jahren. (§ 634a Abs. 1 Nr. 2 BGB).

Rechte an Grund­stück­en: Die Ver­jährungs­frist bei Recht­en an einem Grund­stück beträgt zehn Jahre (§ 196 BGB). Das bet­rifft beispiel­sweise die Löschung der Grund­schuld zugun­sten der Bank aus dem Grund­buch nach Tilgung des Bau­dar­lehens. Hier begin­nt die Ver­jährungs­frist mit der Fäl­ligkeit des Anspruchs und nicht erst zum Jahre­sende.

So haben Sie Ihr Forderungsmanagement im Griff

So weit also klar: Ein aus­geprägtes Bewusst­sein und Wis­sen über Finanzen ist eine wichtige Voraus­set­zung für den wirtschaftlichen Erfolg eines jeden Unternehmens. Was das Sich­ern eigen­er Ansprüche bet­rifft: Das begin­nt natür­lich schon damit, die Rech­nung zeit­ig auszustellen. Laut Gesetz haben Unternehmer dafür zwar bis zu sechs Monate nach Erbrin­gen der Leis­tung Zeit – im Fall innerge­mein­schaftlich­er Liefer­un­gen 15 Tage. Doch die soll­ten Unternehmer im eige­nen Inter­esse nicht auss­chöpfen. Wer Liq­uid­ität mit einem guten Work­ing Cap­i­tal Man­age­ment freis­chaufeln will, sollte Rech­nun­gen schnell stellen. Ger­ade Handw­erks- und generell kleine Unternehmen ver­nach­läs­si­gen das Klein­vieh gern mal, haben mir ver­schiedene Berater aus ihren Erfahrun­gen berichtet. Das dürfte zumin­d­est mit ein Grund für die über­durch­schnit­tlich hohe Insol­ven­zwahrschein­lichkeit klein­er Betriebe sein. Hil­fre­ich kann mit Blick auf das Work­ing Cap­i­tal Man­age­ment auch sein, Finanzierungsalter­na­tiv­en wie etwa Fac­tor­ing zu nutzen, bei denen Unternehmen ihre Forderun­gen gle­ich ganz an einen Dien­stleis­ter abtreten.

Gutes Forderungsmanagement erfordert diese Schritte

Bonität prüfen: Bei großen Aufträ­gen haben viele Unternehmer das im Griff. Mit Blick auf ein strin­gentes Forderungs­man­age­ment ist aber stets die Bonität wichtiger Kun­den oder von Kun­den mit großen Einze­laufträ­gen zu prüfen. Dafür lässt sich vor dem Abschluss von Liefer­verträ­gen und auch zwis­chen­durch immer wieder mal auf Dat­en von Wirtschaft­sauskun­fteien wie Cred­itre­form, Bürgel oder der Sch­u­fa zugreifen – der Steuer­ber­ater hat die Zugänge und hil­ft gern dabei. Auch eigene Erfahrun­gen mit der Zahlungsmoral ihrer Kun­den soll­ten Unternehmen natür­lich ger­ade bei länger andauern­den Geschäfts­beziehun­gen berück­sichti­gen.

Verträge sauber gestal­ten: Verträge und Auf­trags­bestä­ti­gun­gen sor­gen für klare Ver­hält­nisse. Sind Leis­tun­gen und Gegen­leis­tun­gen sowie auch die hier­für vorge­se­henen Zeiträume und Fris­ten klar definiert, fällt es Unternehmern später leichter, finanzielle Forderun­gen auch durchzuset­zen. Schon vor der Auf­tragsan­nahme soll­ten sie prüfen, ob der Kunde tat­säch­lich wie angegeben fir­miert – unter Umstän­den ist dies auch nötig, um geset­zliche Pflicht­en zu erfüllen. Spätestens für die Rech­nung benöti­gen Unternehmer diese Angaben sowieso – am besten klären sie diesen Punkt also gle­ich. Der Steuer­ber­ater hil­ft auch beim Abcheck­en von Steuer­num­mern oder Reg­is­tere­in­trä­gen.

Rech­nung schnell stellen: Um zügig ihr Geld zu erhal­ten, soll­ten Fir­menchefs die Rech­nung rasch stellen. Ger­ade in kleinen Unternehmen wie Handw­erks­be­trieben wird das wegen des aktuellen Tages­geschäfts oft aufgeschoben. Mit dem Anfang 2009 in Kraft getrete­nen Forderungssicherungs­ge­setz haben Unternehmen zudem das Recht, Abschlagszahlun­gen zu fordern – in Höhe des Wertzuwach­ses, den die erbrachte Leis­tung dem Kun­den bringt.

Offene Posten ver­wal­ten: Natür­lich hil­ft eine kurzfristige Rech­nungsle­gung wenig, wenn die Buch­hal­tung die Forderung anschließend aus dem Blick ver­liert. Am besten die Ver­ant­wortlichen in Verkauf, Buch­hal­tung und auch Ser­vice tauschen sich eng aus. Nur so ist der rei­bungslose und zügige Ablauf gewährt.

Tele­fonisch nach­fassen: Bleiben Rech­nun­gen offen, sollte die Buch­hal­tung tele­fonisch beim Kun­den nach­fassen – zügig, also sobald die Forderung ein oder zwei Tage fäl­lig ist. Oft ist die Rech­nung liegen geblieben und wird auf den Anruf hin schnell beglichen. Der pos­i­tiv­en Kun­den­beziehung ist dieses Vorge­hen zuträglich.

Mah­nung rauss­chick­en: Bleibt das fre­undliche Nach­fassen erfol­g­los, soll­ten Unternehmer rasch und kon­se­quent mah­nen – spätestens eine Woche nach Fäl­ligkeit. Das ist schon aus Beweis­grün­den wichtig – auch wenn Kun­den grund­sät­zlich bere­its am Tag nach Ablauf des Zahlungsziels oder nach Ablauf der 30-tägi­gen geset­zlichen Zahlungs­frist vom Zeit­punkt des Rech­nung­sein­gangs an automa­tisch in Verzug ger­at­en. Von dem Zeit­punkt an wer­den Verzugszin­sen in Höhe von 8,12 Prozent oder bei Pri­vatkun­den 5,12 Prozent über dem Basiszinssatz fäl­lig. Zusät­zlich kön­nen Unternehmen noch Mahnkosten für ihren Aufwand gel­tend machen – fünf bis zehn Euro gel­ten als angemessen. Sie soll­ten Kun­den auch darauf hin­weisen, dass sie nach Fristablauf anwaltliche Hil­fe in Anspruch nehmen wer­den. Mehr als zweimal soll­ten Unternehmen nicht selb­st mah­nen.

Anwaltlich­es Mahn­schreiben erstellen lassen: Oft lassen Kun­den die Mah­nun­gen ihrer Liefer­an­ten ein­fach unbeachtet. Mehr Nach­druck haben die Schreiben, wenn sie vom Anwalt oder Steuer­ber­ater oder auch ein­er Inkas­so­ge­sellschaft kom­men, das war ja hier auch bere­its kür­zlich zu lesen.

Gerichtlich­es Mahn- oder Klagev­er­fahren anschieben: Unternehmen soll­ten das gerichtliche Mah­n­ver­fahren in Gang set­zen, wenn zu befürcht­en ist, dass der Kunde die Forderung gar nicht zahlen wird – am besten mith­il­fe eines Anwalts, weil Mahnbescheid-Anträge son­st oft falsch aus­ge­füllt sind und weil der Anwalt später kurzfristig Anträge begrün­den sowie das Ver­fahren führen kann. Nach dem Mahnbescheid und dem Ablauf ein­er bes­timmten Frist lässt sich dann ein Voll­streck­ungs­bescheid beantra­gen und damit – falls der Kunde keinen Ein­spruch ein­legt – die Zwangsvoll­streck­ung ein­leit­en. Das gerichtliche Klagev­er­fahren kommt in Gang, wenn der Kunde während des gerichtlichen Mah­n­ver­fahrens Ein­spruch ein­legt oder nicht auf die Mah­nung des Anwalts reagiert beziehungsweise ihr wider­spricht. Vor ein­er Klage soll­ten Unternehmen ihre Erfol­gsaus­sicht­en prüfen. Hier­für sind schriftliche Verträge oder Auf­trags­bestä­ti­gun­gen dann sehr hil­fre­ich.

So sichern Sie Ihre Rechte vor Ablauf der Frist

Damit Ansprüche aus ein­er Forderung nicht tat­säch­lich nach Ablauf der Ver­jährungs­frist ver­jähren und damit unein­bringlich wer­den, müssen Unternehmer aktiv wer­den. Dafür reicht eine sim­ple Mah­nung oder ein ein­fach­es Schreiben aber nicht mehr. Ist eine Forderung nach Rech­nung und gegebe­nen­falls bis zu drei Mah­nun­gen immer noch offen oder geht wom­öglich gar auf das Ende der Ver­jährungs­frist zu, sind weit­ere Schritte nötig. Für die soll­ten Unternehmer sich am besten auch die Unter­stützung ihres Anwalts sich­ern. So geht es dann weit­er:

Mahnbescheid beantra­gen: Der schnell­ste Weg, um noch kurz vor Jahre­sende die Ver­jährung zu ver­hin­dern, ist ein Mah­n­ver­fahren (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB). In Deutsch­land wird nur noch das automa­tisierte zen­trale Mah­n­ver­fahren ver­wen­det. Das ist gün­stig und nicht son­der­lich aufwendig. Unternehmer müssen lediglich einen Mahnbescheid beantra­gen und ihren Anspruch nicht begrün­den. Um keine Fehler zu machen, die dann unnötig Ansprüche aufs Spiel set­zen, soll­ten Unternehmer bere­its hier­mit ihren Anwalt beauf­tra­gen, ins­beson­dere bei größeren Forderun­gen. Wer selb­st tätig wer­den will: Jedes Bun­des­land hat ein zen­trales Mah­n­gericht. Der Online-Mah­nantrag ermit­telt automa­tisch das zuständi­ge Gericht, welch­es dann den Mahnbescheid an den Schuld­ner schickt.

Klage ein­re­ichen: Auch mit ein­er Klage kön­nen Unternehmer die Ver­jährung ver­hin­dern. Die Vor­bere­itung dauert allerd­ings. Spätestens hier geht es nicht mehr ohne Hil­fe des Anwalts. Wichtig ist, dass Unternehmer alle für den Nach­weis ihrer Ansprüche wichti­gen Doku­mente parat haben. Der Anwalt set­zt dann eine Klage auf, in der er den Anspruch begrün­det. Sobald das Schreiben bei Gericht ein­trifft, wird die Ver­jährung gehemmt. Wollen Unternehmer mehr als 5.000 Euro ein­fordern, müssen sie statt zum Amts­gericht zum Landgericht – spätestens dann ist auch aus for­mal­rechtlichen Grün­den ein Recht­san­walt nötig.

Weit­ere Ver­hand­lun­gen führen: Wer ern­sthafte Ver­hand­lun­gen mit dem Schuld­ner führt, kann die Ver­jährung stop­pen (§ 203 BGB). Allerd­ings muss er bele­gen, dass hand­fest disku­tiert und nach ein­er Lösung gesucht wird. Dafür reicht ein ein­fach­es Schreiben an den Geg­n­er, dass sie „reden“ möcht­en, nicht. Unternehmer soll­ten sicher­heit­shal­ber vom Schuld­ner eine schriftliche Erk­lärung ver­lan­gen, dass für die Zeit der Gespräche die Ver­jährungs­frist nicht weit­er­laufen soll. Es kann natür­lich auch sein, dass die andere Seite auf ein solch­es Schreiben nicht reagiert, son­dern ganz entspan­nt das Jahre­sende abwartet, um das Prob­lem auszusitzen. Zeich­net sich so ein Ver­lauf ab, müssen Unternehmer diesen let­zten außerg­erichtlichen Ver­such aufgeben, an ihr Geld zu kom­men. Dann braucht es frist­gerecht ein Mah­n­ver­fahren oder eine Klage, um die Ver­jährung zu stop­pen.

Beschw­erde beim Ombuds­mann ein­le­gen: Wer eine Beschw­erde beim Ombuds­mann der Banken oder Ver­sicherun­gen ein­legt, braucht keine Ver­jährung von Ansprüchen gegen diese Insti­tute zu fürcht­en, weil ein Ombuds­mann-Ver­fahren die Frist hemmt. Ist es been­det, läuft die Ver­jährungs­frist allerd­ings weit­er. Das soll­ten Unternehmer beacht­en.

DATEV – einfach und sicher

Sprechen Sie mit Ihrem Steuer­ber­ater. Er nimmt Ihnen beim Forderungs­man­age­ment viele Auf­gaben ab, indem er Fäl­ligkeit­en überwacht, Mah­nun­gen schreibt und im Fall der Fälle das Inkas­so übern­immt. Natür­lich kön­nen Sie Ihr Forderungs­man­age­ment auch selb­st mit dem Basis­paket Rech­nungswe­sen von DATEV per­fek­tion­ieren. Mit dieser Soft­ware lassen sich Kun­den­stam­m­dat­en erfassen und ver­wal­ten, Rech­nun­gen einziehen und anmah­nen. Sie behal­ten stets den Überblick über offene, unvoll­ständig oder ver­spätet bezahlte Rech­nun­gen und erhöhen Ihre Liq­uid­ität so spür­bar. Außer­dem bietet das Pro­gramm auch die Möglichkeit, eine ABC-Analyse von Schuld­nern und Liefer­an­ten anzule­gen und zu ver­wal­ten.


Bei Fra­gen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg

This is a unique website which will require a more modern browser to work! Please upgrade today!